Datenschutzerklärung

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Erbringung unserer Leistungen als Steuerberatung (z. B. Buchhaltung, Steuererklärungen, Beratung)
• Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Rahmen der Zusammenarbeit mit unseren Klient:innen (siehe Abschnitt „Zusammenarbeit mit uns“)
• Anbahnung einer möglichen Geschäftsbeziehung (Onboarding-Prozess)
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Buchführung, Aufbewahrungspflichten)
• Kommunikation mit Ihnen und Beantwortung Ihrer Anfragen
• Bereitstellung der auf dieser Website angebotenen Informationen und Dienste
• Website-Analyse mit Google Analytics: Wir verwenden auf unserer Website Google Analytics, einen Webanalysedienst von Google. Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie Besucher:innen unsere Website nutzen. Dabei können unter anderem Informationen zu aufgerufenen Seiten, Nutzungsdauer, verwendeten Geräten und Browsern, ungefährem Standort sowie Interaktionen mit der Website verarbeitet werden. Google Analytics kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden.
• Website-Analyse mit Microsoft Clarity: Wir verwenden auf unserer Website Microsoft Clarity, einen Webanalysedienst von Microsoft, der über den Google Tag Manager eingebunden wird. Clarity erstellt anonymisierte Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen (z. B. Mausbewegungen, Klicks und Scrollverhalten), um zu verstehen, wie Besucher:innen unsere Website nutzen, und um die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern. Dabei können Cookies oder vergleichbare Technologien sowie IP-Adressen verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.
• Meta Pixel: Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Anzeigen gezielt auszuspielen, etwa an Besucher:innen unserer Website. Dabei werden Cookies gesetzt und u. a. IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, aufgerufene Seiten und Interaktionen an Meta übermittelt. Für die Erhebung und Übermittlung dieser Daten sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO, Vereinbarung: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); die weitere Verarbeitung erfolgt in alleiniger Verantwortung von Meta (https://www.facebook.com/privacy/policy). Dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich; Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021), die Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich widerrufen können. Die Cookies werden bis zu 90 Tage gespeichert.
• Calendly: Für die Terminbuchung nutzen wir mit Ihrer Einwilligung Calendly (Calendly LLC, USA); Details: https://calendly.com/de/privacy

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer (potenziellen) Klient:innen und der Besucher:innen dieser Website zur Anbahnung und Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c), auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, dokumentierten und qualitätsgesicherten Leistungserbringung (lit. f) sowie, soweit angegeben, auf Grundlage einer Einwilligung (lit. a).

3. Arten der erhobenen Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien von Daten:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Inhaltsdaten (Texteingaben, Fotografien, Videos)
• Nutzungsdaten (besuchte Websites, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (Geräte-Informationen, IP-Adressen)

4. Methoden der Datenerhebung

Die meisten Daten, die wir verarbeiten, werden uns von Ihnen zur Verfügung gestellt, z.B. wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder unsere digitalen Onboarding-Tools nutzen. Einige Daten werden automatisch von unseren IT-Systemen erfasst, wenn Sie die Website besuchen (technische Daten).

5. Verwendung von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Wir nutzen Cookies, um unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie zuvor eingewilligt haben. Dies kann beispielsweise das Finanzamt, Sozialversicherungsträger oder Softwareanbieter (z.B. für die Buchhaltung) betreffen. Einige unserer Dienstleister (u. a. Google, Microsoft) haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder so lange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z.B. aus steuerrechtlichen Gründen in der Regel 7 Jahre). Sollte aus einem Erstgespräch ein Angebot entstehen, werden die erhobenen Daten 12 Monate aufbewahrt, um dem Angebot nachfassen zu können. Danach werden sie automatisiert gelöscht.

8. Zusammenarbeit mit uns

Transparenz und digitale Effizienz sind zentrale Grundpfeiler unserer Arbeit. Daher gilt für die Zusammenarbeit mit PSTax Folgendes:

• Drittanbieter-Tools: Wir nutzen moderne, marktführende Software-Tools von Drittanbietern zur Verwaltung von Daten, Kommunikation und Buchhaltung.
• Gesprächsaufzeichnung & Protokolle (Circleback): Wir nutzen Circleback, um aus unseren Calls automatisch Protokolle und Action-Items zu erstellen. So können wir uns im Gespräch voll und ganz auf unsere Klient:innen konzentrieren und im Anschluss klare Zusammenfassungen schicken. Das unterstützt zugleich unsere KYC-Pflichten, Qualitätssicherung und interne Dokumentation.
• KI-gestützte Anwendungen: Wir setzen KI-Anwendungen ein insbesondere zum Auslesen von Belegen und Bescheiden, zur Vorbereitung von Buchungen und für interne Prozesse. Anbieter ist Google (Gemini) als unser Auftragsverarbeiter; ein Training seiner Modelle mit diesen Daten ist vertraglich ausgeschlossen. Eingaben und Ergebnisse bewahren wir nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bei allen wesentlichen Entscheidungen, etwa vor Einreichungen bei Behörden, prüft immer mindestens ein Teammitglied. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Fragen zu unserem KI-Einsatz beantworten wir gerne unter office@pstax.at.

Diese Tools und Anwendungen sind fixer Bestandteil unserer Arbeitsweise; ohne sie ist eine Zusammenarbeit nicht möglich.

9. Ihre Rechte

Betroffenen Personen stehen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung (im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, kann dieser Verarbeitung jederzeit widersprochen werden (Art. 21 DSGVO). Da die im Abschnitt „Zusammenarbeit mit uns“ genannten Tools und Anwendungen fixer Bestandteil unserer Arbeitsweise sind, ist eine Zusammenarbeit in diesem Fall leider nicht möglich.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen.